Teklif ve ihale dosyası: kaybolan şey bilgi değil, süre
Kamuya ya da büyük kurumlara iş yapan firmalarda en sık duyduğumuz sorun bilginin yokluğu değil dağınıklığı. Bir ihale ilanı bir kişinin gelen kutusunda, şartname bir klasörde, teminat mektubunun tarihi bir takvimde, geçmiş teklif bir tabloda duruyor. Kimse bilerek bir şeyi saklamıyor ama kimse bütünü de göremiyor.
Bunun bedeli genellikle bir tarihin kaçırılması oluyor: son teklif saati, belge geçerlilik süresi ya da bir eksik evrakın fark edilme anı. Tek bir kaçırılmış tarih, aylarca hazırlanan bir teklifi geçersiz kılabiliyor.
Kurduğumuz sistemlerde her ihale ya da teklif bir kayıt oluyor; ilan tarihi, teslim saati, istenen belgeler listesi, sorumlu kişi, hazırlık durumu ve sonuç aynı kartın üstünde duruyor. Belgelerin geçerlilik tarihleri sisteme girildiğinde süre dolmadan önce uyarı üretiliyor.
Bir de kazanılan ve kaybedilen tekliflerin geçmişi var. Bu kayıt tutulduğunda hangi tür işlerde güçlü olduğunuz, hangi fiyat aralığında sonuç aldığınız ve hangi kurumların gerçek muhatabınız olduğu zamanla görünür hâle geliyor.
